一、導(dǎo)讀

　　董事會(huì)是公司的決策機(jī)構(gòu)，通過(guò)召開(kāi)董事會(huì)會(huì)議對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行集體票決是防范決策風(fēng)險(xiǎn)、提高決策質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)國(guó)有資產(chǎn)保值增值、助推企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必要途徑。隨著大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等信息技術(shù)的出現(xiàn)和普及，如何推動(dòng)董事會(huì)信息化建設(shè)、利用數(shù)字化技術(shù)為董事會(huì)工作賦能，成為了現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)在推進(jìn)治理體系和治理能力現(xiàn)代化進(jìn)程中面臨的課題和挑戰(zhàn)。

　　四川中煙作為行業(yè)董事會(huì)工作信息化建設(shè)試點(diǎn)單位，將試點(diǎn)工作與企業(yè)“數(shù)字化”轉(zhuǎn)型協(xié)同推進(jìn)，以“三化”為切入點(diǎn)，探索建立董事會(huì)會(huì)議線(xiàn)上化模式，打造“2+5”會(huì)議智能系統(tǒng)，成功解決了“如何進(jìn)行會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)化管理？”“會(huì)議流程如何更好線(xiàn)上化開(kāi)展？”“如何會(huì)議全程留痕存檔？”“如何做好會(huì)議管理與監(jiān)督協(xié)同？”等問(wèn)題，為更有效率、更有質(zhì)量地召開(kāi)董事會(huì)會(huì)議提供了川煙方案。

　　二、企業(yè)簡(jiǎn)介

　　四川中煙工業(yè)有限責(zé)任公司（簡(jiǎn)稱(chēng)“四川中煙”）成立于2015年11月8日，下轄成都、什邡、綿陽(yáng)、西昌四個(gè)卷煙廠和長(zhǎng)城雪茄廠、四川三聯(lián)新材料有限公司、四川中煙投資有限責(zé)任公司，擁有“寬窄”“嬌子”等卷煙品牌和“長(zhǎng)城”等雪茄品牌。公司聚焦創(chuàng)新型企業(yè)建設(shè)戰(zhàn)略目標(biāo)，堅(jiān)持黨建引領(lǐng)、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、品牌帶動(dòng)、改革推動(dòng)，搶抓發(fā)展機(jī)遇，努力做中國(guó)雪茄的領(lǐng)導(dǎo)者、新型煙草的先行者、中式卷煙的創(chuàng)新者、優(yōu)品生活的建設(shè)者。

　　圖：四川中煙“寬窄”品牌

　　三、建設(shè)訴求

　　根據(jù)《國(guó)家煙草專(zhuān)賣(mài)局辦公室關(guān)于加強(qiáng)省級(jí)工業(yè)公司董事會(huì)工作信息化建設(shè)的通知》（國(guó)煙辦綜【2021】217號(hào)）文件的要求。四川中煙積極探索董事會(huì)工作信息系統(tǒng)建設(shè)，率先建設(shè)董事會(huì)工作信息系統(tǒng)。需要以提升董事會(huì)數(shù)字化決策水平為目的，以決議場(chǎng)景化、運(yùn)營(yíng)智慧化為導(dǎo)向，以解決董事會(huì)工作，特別是會(huì)議管理中關(guān)鍵性問(wèn)題為抓手，充分發(fā)揮信息化技術(shù)智能、準(zhǔn)確、靈活、高效等特點(diǎn)，以此來(lái)爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)董事會(huì)相關(guān)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的集成展現(xiàn)，會(huì)議數(shù)據(jù)及信息的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析、傳遞、共享、預(yù)警、管控等功能，爭(zhēng)取為董事會(huì)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)共享、科學(xué)高效的決策賦能。

　　據(jù)此訴求設(shè)立四個(gè)目標(biāo)：

　　1、會(huì)議事項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化：將董事會(huì)相關(guān)會(huì)議管理運(yùn)作的全部流程、各節(jié)點(diǎn)的工作要求固化到系統(tǒng)中，利用信息化手段實(shí)現(xiàn)會(huì)議事項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化管理。

　　2、會(huì)議管理線(xiàn)上化：以線(xiàn)上、多端的方式靈活便捷的進(jìn)行董事會(huì)相關(guān)會(huì)議的管理工作，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的線(xiàn)上運(yùn)行、線(xiàn)上審議、線(xiàn)上表決、自動(dòng)歸檔，實(shí)現(xiàn)會(huì)議全生命周期線(xiàn)上管理。

　　3、會(huì)議全程痕跡化：將線(xiàn)上會(huì)議請(qǐng)示、會(huì)議通知、會(huì)議議案、會(huì)議決議等全過(guò)程的痕跡化資料統(tǒng)一固化到系統(tǒng)中，提高痕跡化管理水平。

　　4、管理監(jiān)督智能化：充分發(fā)揮信息化技術(shù)的智能、準(zhǔn)確、靈活、高效等特點(diǎn)，達(dá)到落實(shí)董事監(jiān)督權(quán)、規(guī)范管理、提高工作效率目的，不斷提升管理監(jiān)督水平和形象。

　　四、建設(shè)藍(lán)圖

　　系統(tǒng)框架

　　董事會(huì)工作管理系統(tǒng)總體架構(gòu)圖為以行業(yè)十四五規(guī)劃為指導(dǎo)，以云平臺(tái)、雙中臺(tái)為支撐。基于四川中煙統(tǒng)一云平臺(tái)的要求，結(jié)合系統(tǒng)硬件系統(tǒng)功能，完成云平臺(tái)的兼容性適配。著眼于實(shí)際董事會(huì)會(huì)議管理的要求，將董事會(huì)相關(guān)會(huì)議審批程序、會(huì)議召開(kāi)等工作節(jié)點(diǎn)納入建設(shè)內(nèi)容，打造一個(gè)智能化、協(xié)同化、管理化的董事會(huì)工作管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)董事會(huì)會(huì)議線(xiàn)下到線(xiàn)上的轉(zhuǎn)變。

　　圖：四川中煙董事會(huì)系統(tǒng)建設(shè)藍(lán)圖

　　建設(shè)規(guī)劃

　　項(xiàng)目于2022年年初立項(xiàng)，形成以下建設(shè)計(jì)劃：

　　1）2022年3月：雙方成立項(xiàng)目實(shí)施小組，制定項(xiàng)目主計(jì)劃，進(jìn)行項(xiàng)目啟動(dòng)；

　　2）2022年4月上旬：啟動(dòng)后制定調(diào)研計(jì)劃，進(jìn)行四川中煙本部及下屬卷煙廠調(diào)研工作，完成需求說(shuō)明書(shū)；

　　3）2022年4月下旬：設(shè)計(jì)詳細(xì)建設(shè)方案，制定實(shí)施方案逐步進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及測(cè)試工作；

　　4）2022年5月：進(jìn)行正式系統(tǒng)部署及需求細(xì)節(jié)變更優(yōu)化

　　5）2022年6月：系統(tǒng)正式上線(xiàn)，于下旬召開(kāi)第一次線(xiàn)上董事會(huì)會(huì)議。

　　五、應(yīng)用效果

　　搭建“2+5”系統(tǒng)架構(gòu)，解決“會(huì)議在哪里開(kāi)”的問(wèn)題

　　按照董事會(huì)會(huì)議議事規(guī)則的管理要求，圍繞“議案提報(bào)、會(huì)議請(qǐng)示、議案研究、議案表決、決議簽署”等全流程運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，經(jīng)過(guò)前期調(diào)研、反復(fù)討論，最終確定了“2+5”系統(tǒng)架構(gòu)（董事會(huì)和董事會(huì)專(zhuān)門(mén)委員會(huì)兩大會(huì)議類(lèi)型+消息中心、會(huì)議中心、檔案中心、數(shù)據(jù)中心、法規(guī)中心等五大應(yīng)用中心），涵蓋了13個(gè)會(huì)議流程和23個(gè)會(huì)議場(chǎng)景。會(huì)議系統(tǒng)部署在四川中煙私有云平臺(tái)上，確保了會(huì)議的私密性和安全性，參會(huì)人員在PC端和移動(dòng)端憑借賬戶(hù)和密碼登錄即可參會(huì)，有效解決了董事會(huì)在審議過(guò)程中遵守國(guó)家和行業(yè)有關(guān)保密規(guī)定，落實(shí)好議案數(shù)據(jù)保密的工作要求，實(shí)現(xiàn)了公司董事會(huì)和專(zhuān)門(mén)委員會(huì)會(huì)議全流程線(xiàn)上運(yùn)行。

　　圖：董事會(huì)系統(tǒng)“2+5”架構(gòu)

　　實(shí)現(xiàn)“會(huì)議管理線(xiàn)上化”，解決“會(huì)議怎么開(kāi)”的問(wèn)題

　　按照董事會(huì)會(huì)議議事規(guī)則的管理要求，梳理了議案提報(bào)、會(huì)議申請(qǐng)、通知發(fā)布、議案研究、決議簽署、監(jiān)事監(jiān)督各環(huán)節(jié)管理流程，建立了線(xiàn)上運(yùn)行、線(xiàn)上審議、線(xiàn)上表決、自動(dòng)歸檔的會(huì)議管理模塊，實(shí)現(xiàn)了會(huì)議全生命周期線(xiàn)上管理。系統(tǒng)以電子化形式傳遞會(huì)議材料、以消息形式推送會(huì)議通知、議案和決議，大幅縮短了會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)間，提升了工作效率，常規(guī)董事會(huì)會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間由原線(xiàn)下的10天縮短至2天，效率提升了80%。

　　實(shí)現(xiàn)“會(huì)議流程標(biāo)準(zhǔn)化”，解決“參會(huì)人員做什么”的問(wèn)題

　　按照董事會(huì)會(huì)議召開(kāi)流程要求，逐一梳理“會(huì)議請(qǐng)示-通知發(fā)布-議題提報(bào)-會(huì)議召開(kāi)-議題研究-決議簽署-監(jiān)事監(jiān)督資料歸檔”等會(huì)議關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，形成6項(xiàng)管理要求和10份會(huì)議資料模版，明確8種參會(huì)人員角色及相應(yīng)職責(zé)、會(huì)議任務(wù)完成時(shí)限等，并將其固化至系統(tǒng)中。會(huì)議按照標(biāo)準(zhǔn)化流程推進(jìn)，參會(huì)人員按照待辦或通知消息要求處理會(huì)議相關(guān)事項(xiàng)。同時(shí)，系統(tǒng)還通過(guò)信息化手段使專(zhuān)職董事訪問(wèn)公司相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，推進(jìn)董事及時(shí)全面了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理信息，掌握董事會(huì)決議執(zhí)行情況，不斷提升科學(xué)決策和管理監(jiān)督水平。

　　圖：董事會(huì)系統(tǒng)董事會(huì)流程標(biāo)準(zhǔn)化

　　實(shí)現(xiàn)“會(huì)議全程痕跡化”，解決“材料數(shù)據(jù)怎么管”的問(wèn)題

　　在實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)線(xiàn)下會(huì)議人工流轉(zhuǎn)方式線(xiàn)上化的基礎(chǔ)上，該系統(tǒng)將線(xiàn)上會(huì)議請(qǐng)示、會(huì)議通知、會(huì)議議案、會(huì)議決議、監(jiān)事意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要的全過(guò)程資料統(tǒng)一進(jìn)行固化。充分發(fā)揮信息化技術(shù)的智能、準(zhǔn)確、靈活、高效等特點(diǎn)，在會(huì)議過(guò)程中聯(lián)查展現(xiàn)各會(huì)議節(jié)點(diǎn)情況并按會(huì)議進(jìn)程生成過(guò)程記錄，在會(huì)議結(jié)束后提供會(huì)議數(shù)據(jù)及信息的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析、傳遞、共享、預(yù)警、管控等功能，可在會(huì)議檔案中以會(huì)議屆次號(hào)貫穿查詢(xún)?nèi)逃涗浖百Y料，實(shí)現(xiàn)了會(huì)議數(shù)據(jù)的智能化管理和會(huì)議檔案的痕跡化管理。會(huì)議線(xiàn)上的流轉(zhuǎn)和歸檔同時(shí)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化會(huì)議，可節(jié)約原線(xiàn)下會(huì)議年消耗用紙近5000頁(yè)的資源，順應(yīng)了綠色低碳的大趨勢(shì)。

　　圖：董事會(huì)系統(tǒng)董事會(huì)歸檔材料

　　自2022年6月投入運(yùn)行后，四川中煙通過(guò)該系統(tǒng)召開(kāi)了10次董事會(huì)會(huì)議，提報(bào)議案涉及生產(chǎn)、投資、采購(gòu)多個(gè)方面共46項(xiàng)，以PC端為主，移動(dòng)端APP為補(bǔ)充，進(jìn)行董事會(huì)公文線(xiàn)上流轉(zhuǎn)、董事會(huì)線(xiàn)上召開(kāi)及決議簽署等，對(duì)其中43項(xiàng)議案進(jìn)行了線(xiàn)上表決。會(huì)議材料的流轉(zhuǎn)和歸檔實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理，全流程最長(zhǎng)15天，最短7天，平均約9天，較原線(xiàn)下會(huì)議全流程平均耗時(shí)16天（含資料在途時(shí)間）縮短了67%。過(guò)程會(huì)議資料統(tǒng)一固化到系統(tǒng)中，保存為會(huì)議檔案，會(huì)后檔案中心可貫穿全程記錄管理會(huì)議文件。系統(tǒng)運(yùn)行有效提高了董事會(huì)辦公室工作效率，大幅提升了董事會(huì)科學(xué)決策和管理監(jiān)督水平。

　　六、發(fā)展趨勢(shì)

　　下一步，四川中煙將積極探索依托數(shù)字共享實(shí)現(xiàn)決策數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有效路徑，創(chuàng)新共享模式、共享流程和共享技術(shù)，構(gòu)建因果關(guān)系的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，推動(dòng)董事會(huì)系統(tǒng)與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)信息對(duì)接和整合，對(duì)生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)、投資、采購(gòu)等重大事項(xiàng)實(shí)施主體化、全景化、全程化、實(shí)時(shí)化反映，實(shí)現(xiàn)董事會(huì)對(duì)業(yè)、財(cái)、技一體化管理和監(jiān)督，推進(jìn)經(jīng)營(yíng)決策從業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)向數(shù)據(jù)和模型驅(qū)動(dòng)轉(zhuǎn)變，持續(xù)提升董事會(huì)治理效能。