政府機(jī)關(guān)和國企的日常工作常常圍著公文轉(zhuǎn),發(fā)布通知、下達(dá)任務(wù)、請示工作、記錄會議全靠公文,對效率和安全的重視,也讓公文管理方式不斷轉(zhuǎn)變:
1.原始的紙質(zhì)化階段:公文內(nèi)容的起草、審核、用印全靠人工,傳輸靠快遞,公文積壓、效率低成為常態(tài),管理成本居高不下。
2.過去的半電子化階段:信息化管理盛行,許多組織借助辦公軟件實現(xiàn)了公文線上擬稿、審核和套紅,但是“蓋章”仍在線下,用章難題依舊難解。
3.現(xiàn)在的全程電子化階段:引入電子印章將蓋章、簽字搬到線上,在半電子化的基礎(chǔ)上徹底打通公文電子體系,實現(xiàn)全程無紙化管理。
智簽云可以連接OA辦公系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng),為組織公文簽發(fā)提供集“擬稿、簽發(fā)、套紅、用印、打印、簽收”于一體的智能化公文服務(wù)。提升公文內(nèi)、外流轉(zhuǎn)效率,徹底改變組織無序、低效、麻煩的公文管理狀態(tài)。
(發(fā)文周期縮短95%)
首先,借助電子印章解決蓋章難題
傳統(tǒng)實體印章實地紙質(zhì)蓋章方式帶來的用章難問題,是當(dāng)前組織公文管理中的核心難題。
智簽云電子簽平臺可以幫助政府機(jī)關(guān)和國企單位制作和管理具有法律效力的電子印章,一個平臺就能對所有印章進(jìn)行全過程管理和使用監(jiān)控。
(電子印章臺帳)
印章統(tǒng)一調(diào)用:和線下填單、簽字申請用章不同,智簽云可以與OA的電子流程接通,各類業(yè)務(wù)中的公文蓋章需求,全部通過流程上報、審核。不僅隨用隨調(diào),還能確保印章安全。
用章全程記錄:為了確保每次發(fā)文蓋章的真實性,智簽云可以為組織提供用章日志,詳細(xì)記錄每枚印章的具體使用過程,防止盜章、冒用帶來的假消息風(fēng)險。
(用印記錄)
接著,全過程應(yīng)用服務(wù),收、發(fā)便捷
圍繞組織內(nèi)部發(fā)文流程,一對一化解各個環(huán)節(jié)的管理難題,給公文流轉(zhuǎn)提速。
1、擬稿便捷
政府機(jī)關(guān)和國企單位對公文的編排要求嚴(yán)格,借助智簽云進(jìn)行電子擬稿可以全程確保格式合規(guī)、內(nèi)容安全。
提供在線模板
“命令、決議、指示、公告、函、通知等”15種公文都能在智簽云提前設(shè)置編輯模板,起草中直接根據(jù)需求套用模板,在系統(tǒng)內(nèi)就能實現(xiàn)在線編輯。
(模板庫)
支持版本控制
公文在擬稿和核稿過程中會進(jìn)行多次修改,這就會出現(xiàn)版本問題,為了方便識別和追溯,智簽云平臺可以記錄所有文件信息,隨時還原和查看各類歷史版本文件。
實現(xiàn)修改留痕
為了提高內(nèi)容的安全性,智簽云可以對公文內(nèi)容進(jìn)行修改記錄,每次修改的操作人、修改時間以及具體的修改信息等都有記錄,隨時核查、追溯,確保操作留痕。
(修改留痕)
2、簽發(fā)安全
公文簽發(fā)環(huán)節(jié)需要領(lǐng)導(dǎo)審批簽字完成蓋章,為了實現(xiàn)高效、安全地發(fā)文,智簽云電子簽章可以提供驗簽和身份驗真服務(wù),確保簽發(fā)可靠。
隨時移動簽發(fā)
為了提升公文簽發(fā)效率,智簽云可以提供移動簽署服務(wù),在簽發(fā)過程中,無論領(lǐng)導(dǎo)是否在公司,隨時用手機(jī)就能簽字、蓋章,保留簽字痕跡,方便又安全。
確保真實身份
為了避免代簽、盜簽風(fēng)險,明確簽署人身份非常關(guān)鍵。智簽云可以在簽發(fā)公文環(huán)節(jié)對簽署人進(jìn)行二次驗真,借助短信驗證碼、指紋、動態(tài)令牌和人臉識別等技術(shù)確保簽署人真實意愿,防止扯皮、抵賴。
(密碼二次確認(rèn))
全程簽章驗真
印章的真實性是驗證公文的核心環(huán)節(jié),智簽云提供的每個簽名和印章都有權(quán)威CA機(jī)構(gòu)頒發(fā)的數(shù)字證書,隨時都能查明印章和簽署人的身份,全程確保安全發(fā)文。
(權(quán)威證書全程驗真)
3、套紅自動
公文套紅是發(fā)文中的重要環(huán)節(jié)之一,為了提升發(fā)文效率,智簽云電子合同可以為組織提供自動套紅服務(wù)。
發(fā)文內(nèi)容確認(rèn)簽發(fā)后,在電子流程的驅(qū)動下文件可以智能抓取關(guān)鍵信息,完成自動套紅,全程無需人工操作,格式規(guī)范、速度快。
(自動套紅)
4、用印智能
以電子印章替換實體印章,以透明的線上簽署方式確保用印中的印章和內(nèi)容安全。
統(tǒng)一PDF格式更規(guī)范
公文電子化簽署過程中,整個公文內(nèi)容都在線上實現(xiàn)流轉(zhuǎn),為了確保整個過程中內(nèi)容不被篡改,智簽云電子合同可以在蓋章環(huán)節(jié)自動將審核確認(rèn)的公文自動轉(zhuǎn)換成國家標(biāo)準(zhǔn)的PDF格式,文件更加正式,不易篡改。
(pdf格式自動蓋章)
明確印章使用權(quán)限
為了改變實體印章無序的使用狀態(tài),智簽云電子合同可以對組織的所有電子印章進(jìn)行使用權(quán)限設(shè)置,控制使用人員,提升使用安全性。
多部門聯(lián)合用印更方便
在許多對外發(fā)文的過程中常常涉及多個部門,為了提升審核蓋章的效率,智簽云電子合同可以借助OA系統(tǒng)的流程對蓋章流程進(jìn)行聯(lián)合用印設(shè)置,一條流程幾分鐘就能實現(xiàn)多個部門的同步用章,無需輾轉(zhuǎn)跑腿,提升發(fā)文效率。
(聯(lián)合用印)
5、打印防泄
蓋完章的文件有時候需要下發(fā)到多個區(qū)域,打印傳閱的過程中,智簽云電子合同防偽打印功能可以加強(qiáng)文件管控力,防止文件外泄、防止內(nèi)容篡改。
限制打印份數(shù)
每次打印都要經(jīng)過流程審批同意,精確控制打印人、打印份數(shù)、輸出地等信息,防止重要公文信息被泄漏,提升內(nèi)控能力。
(打印設(shè)置)
內(nèi)容防偽防篡改
智簽云的防偽打印機(jī)可以對打印出的文件添加文字水印、二維碼、光柵防偽碼、騎縫章等多種防偽技術(shù),保證紙質(zhì)文件和線上審批的文件一致,不會被篡改或者偷換頁。進(jìn)一步保證了公文的合規(guī)性。
線下專人領(lǐng)取
為了防止文件在打印中被外泄,員工必須憑借審核派發(fā)的“打印碼”或者指定的“員工卡”打印領(lǐng)取文件,一對一操作,確保文件安全,保證發(fā)文環(huán)節(jié)可控。
(制定位置、獲取打印碼)
6、簽收驗真
在各個組織上、下行文的業(yè)務(wù)場景中,有時可能是外部來文,怎樣在第一時間確認(rèn)公文的來源和可靠性是每次收文的必要環(huán)節(jié)?,F(xiàn)在智簽云平臺可以直接提供驗證服務(wù)。
您可以直接將來文上傳至智簽云進(jìn)行驗證,如果已經(jīng)和公文系統(tǒng)集成,收文的同時就能自動檢驗文件的簽名和印章的真實性。確保文件來源、文件內(nèi)容、文件印章真實。
智簽云公文電子化簽署實施優(yōu)勢
加強(qiáng)印章合規(guī)管控:印章電子化后納入系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理,從權(quán)限、流程、審計等多方面進(jìn)行管控和監(jiān)控。
節(jié)省人力物力成本:節(jié)省線下文件內(nèi)容檢查、文件快遞所需的大量人工、紙張和快遞費,實現(xiàn)輕松發(fā)文。
確保真實和安全:從內(nèi)容防篡改到身份全程驗真,確保真實意愿,全程監(jiān)控,及時記錄每次改動,便核查。
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